Das neue Zusätzlichkeits­­erfordernis und die Sozialversicherung

Benefits sind gefragte Optimierungsmöglichkeiten, die das Maximum aus Lohn und Gehalt für Arbeitnehmer herausholen. Der Haken dabei: Lange Zeit bestand keine Rechtssicherheit, was das Zusätzlichkeitserfordernis im Hinblick auf bestimmte Lohnoptimierungsbausteine betraf, die als Entgeltumwandlung einzustufen sind.

Da inzwischen eine entsprechende Definition im Einkommensteuergesetz verankert wurde, besteht seit Anfang 2022 endlich Klarheit. Die hier festgehaltenen Vorgaben gelten rückwirkend für die Veranlagungszeiträume ab 2020. Allerdings haben sich mit der neuen Gesetzeslage auch für die Sozialversicherung Veränderungen ergeben.

Denn völlig unerwartet haben die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger eine Regelungsänderung ab 2022 beschlossen, die vom gesetzlich geforderten Gleichklang und der bisherigen Einordnung von steuerbevorteilten Benefits als Entgeltumwandlung abweicht. Ob und wann Handlungsbedarf besteht, haben wir dir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Die Neuregelung bezieht sich auf die Entgeltabrechnungszeiträume ab Januar 2022. Von dieser beitragsrechtlichen Neubewertung durch die Sozialversicherungsträger sind die Benefits Sachbezug, Handykosten und Verpflegungsmehraufwand betroffen, die steuerfrei über einen Entgeltverzicht finanziert werden. Die Arbeitgeberzuwendungen, die zusätzlich zu dem geschuldeten Lohn oder Gehalt gezahlt werden, sind nicht betroffen.

Grundsätzlich gilt: Ab dem 01.01.2022 besteht Anpassungsbedarf in der Sozialversicherung für Benefits in der Entgeltumwandlung.

Um bei einer Sozialversicherungsprüfung nachträgliche Zahlungen zu vermeiden, …

• …muss der monatliche Sachbezug als Entgeltumwandlung von 50 € (bis 2021 von 44 Euro) ab dem 1. Januar 2022 sozialversicherungs- und steuerpflichtig gebucht werden. Die bisherige Lösung darf nur bis zum 31.01.2021 Anwendung finden.
• … müssen die Benefits Handykosten und Verpflegungsmehraufwand in Form einer Entgeltumwandlung ab dem 1. Januar 2022 sozialversicherungspflichtig gebucht werden. Der pauschal versteuerte Verpflegungsmehraufwand hingegen bleibt weiterhin sozialversicherungsfrei.

Durch die Neubewertung ergibt sich leider eine Verschlechterung der bisherigen Situation. Dies zeigt sich beispielsweise bei der neuen Variante der sozialversicherungspflichtigen Buchung des Benefits Handykosten deutlich.

Wenn der Benefit-Wert bei 20 Euro liegt, erhält der Arbeitnehmer im Verhältnis zur vorherigen Lösung 4 Euro weniger. Der Arbeitgeber wiederum muss nun 4 Euro mehr in die Sozialversicherung einbezahlen.

Nun es ist es naheliegend, die betroffenen, steuerbevorteilten Benefits in Form einer Entgeltumwandlung zukünftig aus den Verträgen zu streichen. Oder zumindest anzupassen, um nach wie vor möglichst großen Mehrwert aus dieser Entgeltoptimierungsmaßnahme zu ziehen. Allerdings ist das nicht so einfach, wie es sich zunächst anhört. Die Krux hierbei, dass dieses Vorgehen für bestehende Verträge nicht infrage kommt.

Aus steuerrechtlichen Gründen muss der vereinbarte Entgeltverzicht bestehen bleiben, wenn er bisher genutzt wurde. Nur so ist sichergestellt, dass die Entgeltumwandlung der vergangenen Jahre anerkannt wird und es nicht doch noch zu Forderungen von Rückzahlungen kommt.

Was kann man also tun? Zur ersten Orientierung haben wir einige Tipps bezüglich der betroffenen Benefits zusammengestellt.* Es empfiehlt sich aber auf alle Fälle, eine ausführliche Beratung in Anspruch zu nehmen, um sämtliche potenzielle Fallstricke frühzeitig auszuräumen.

Um den Sachbezug weiterhin steuer- und sozialversicherungsfrei zu halten, kann der Arbeitgeber freiwillig eine Lohn- oder Gehaltserhöhung gewähren. Hierdurch entstehen weder beim Arbeitnehmer noch beim Arbeitgeber Nachteile.

Beispiel “Ausgleich ST/SV-Wandlung Sachbezug”:

• Sie haben ab Januar 2022 eine Lohnerhöhung von 100 Euro geplant. Teilen Sie diese passend auf: 56 Euro werden als reguläre Lohnerhöhung gezahlt. 44 Euro werden als Ausgleichszahlung aufgewendet, um den Sachbezug beizubehalten.

Ob eine Vertrauens- beziehungsweise Bestandsschutzregelung für in der Vergangenheit vereinbarten Entgeltumwandlungen gilt, ist aktuell noch nicht geklärt. Daher empfehlen wir, diesen Benefit vorläufig als steuer- und sozialversicherungspflichtig zu buchen.

In der Niederschrift der „Besprechung des GKV-Spitzenverbandes, der Deutschen
Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs“ vom 11.11.2021 ist festgehalten, dass dieser Benefit ab 2022 verbeitragt werden soll. Auch dann, wenn der Arbeitnehmer hierfür bisher dauerhaft auf einen Teil seines Lohns oder Gehalts verzichtet hat.

Auch hier erscheint es – wie beim Sachbezug – vorerst als sinnvollste Lösung für alle Beteiligten, einen Ausgleich durch eine entsprechende Lohnerhöhung vorzunehmen. So können Mehrkosten auf der Arbeitgeberseite vermieden werden und der Arbeitnehmer muss nicht (vollständig) auf seinen Benefit verzichten.

Zum jetzigen Zeitpunkt besteht leider seitens der zuständigen Behörden noch erheblicher Klärungsbedarf (vgl. Bundessozialgericht, Urteil vom 23.02.2021, B 12 R 21/18 R) an einigen Stellen. So liegt bislang kein rechtsverbindlich endgültiges Schreiben der Sozialversicherungsträger zur beitragsrechtlichen Behandlung der betroffenen Entgeltoptimierungsbausteine vor.
Die aktuellen Informationen haben wir dennoch vorsorglich bei der LohnOptimo GmbH durch unsere Rechtsanwälte und Steuerberater umfassend prüfen lassen, um eine solide Basis für eine Handlungsempfehlung zu schaffen. Ist dein Unternehmen ebenfalls von den angesprochenen Aspekten betroffen? Oder bist du dir nicht sicher, inwiefern du nun aktiv werden musst?

In beiden Fällen melde dich gerne bei uns! Unser Team aus Spezialisten für betriebliches Entgeltmanagement steht dir mit Rat und Tat zur Seite. Gerne informieren beispielsweise die zuständigen Stellen für die Entgeltabrechnung, sodass entsprechende Anpassungen vorgenommen werden können.

Ein Hinweis: Es ist durchaus denkbar, dass eine sogenannte entlastende Durchführungsbestimmung erlassen wird: Hierdurch kann die vorsorglich angepasste Lohn- oder Gehaltsart bis zu drei Monate rückwirkend wieder sozialversicherungsfrei gestellt werden. Du gehst also kein Risiko ein, wenn du gemäß unserer Handlungsempfehlungen die Auszahlungen anpasst, beziehungsweise anpassen lässt.

*Sämtliche hier zusammengetragenen Informationen basieren auf unserem Wissensstand vom 23.02.2022. Sobald sich Änderungen und/oder Konkretisierungen an der ein oder anderen Stelle ergeben, werden wir diese hier ergänzen oder anpassen.